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              1. 清遠市民政局

                廣東省民政廳 廣東省檔案局轉(zhuǎn)發(fā)民政部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)行政區(qū)域界線檔案管理辦法的通知

                來源:廣東民政訪問量:-發(fā)布時間:2016-05-30

                關(guān)于印發(fā)《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的通知

                各省、自治區(qū)、直轄市民政廳(局)、檔案局,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團民政局、檔案局:

                       為了加強行政區(qū)域界線檔案的規(guī)范化管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《行政區(qū)域界線管理條例》的有關(guān)規(guī)定,民政部會同國家檔案局制定了《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們,請遵照執(zhí)行。

                       各地要按照《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的規(guī)定,切實做好行政區(qū)域界線檔案管理的各項工作。1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線期間的文件材料尚未完成立卷、歸檔工作的,應當于本通知下發(fā)后一年內(nèi)完成。



                中華人民共和國民政部       國家檔案局

                二O一二年一月六日


                行政區(qū)域界線檔案管理辦法

                第一條  行政區(qū)域界線檔案是民政專業(yè)檔案,是國家檔案資源的重要組成部分。為了加強省、縣兩級行政區(qū)域界線檔案工作,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《行政區(qū)域界線管理條例》的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。

                第二條  本辦法所稱行政區(qū)域界線檔案是指在行政區(qū)域界線勘定和管理過程中形成的與行政區(qū)域界線的位置、走向、名稱等密切相關(guān),具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。

                1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線(以下簡稱全面勘界)和各項行政區(qū)域界線日常管理活動(以下簡稱日常管界)形成的成果類檔案適用本辦法。

                第三條  縣級以上各級人民政府民政部門、檔案行政管理部門及其職能機構(gòu)和工作人員,應當按照國家有關(guān)規(guī)定,在各自職責權(quán)限范圍內(nèi)依法開展行政區(qū)域界線檔案工作。

                第四條  縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構(gòu)對行政區(qū)域界線檔案實行集中保管,指定專職人員負責保管工作。可以通過設(shè)立專門的行政區(qū)域界線檔案保管機構(gòu)并配備專職人員的方式,加強行政區(qū)域界線檔案保管力量。

                第五條  全面勘界和日常管界形成的文件材料應當按照歸檔范圍及時歸檔。歸檔范圍見附件一。

                第六條  縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機構(gòu)應當在工作完成后6個月內(nèi)向本部門檔案機構(gòu)和上級人民政府民政部門歸檔。

                第七條  行政區(qū)域界線文件材料應當區(qū)分不同行政區(qū)域界線或者交會點進行整理立卷。

                全面勘界文件材料已經(jīng)立卷的,應當維持案卷原貌不變。

                日常管界文件材料按照行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、行政區(qū)域界線變更及勘定、界樁及其他標志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動(如平安邊界建設(shè))等分別整理立卷。

                行政區(qū)域界線交會點材料單獨整理立卷。

                第八條  行政區(qū)域界線文件材料由縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機構(gòu)負責整理立卷,其中需要向上級人民政府民政部門歸檔的由毗鄰各方共同整理立卷。

                需要共同整理立卷的,其中,行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查文件材料由聯(lián)檢工作牽頭方負責牽頭整理立卷,其他工作文件材料由行政區(qū)劃代碼靠前的一方牽頭整理立卷。

                第九條  行政區(qū)域界線檔案案卷質(zhì)量應當符合以下要求:

                (一)文件材料批復在前、請示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后。

                (二)文件材料應當標注頁號,案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等項目應當逐項準確填寫。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表式樣見附件二。

                (三)照片材料貼在A4規(guī)格的復印紙上附加說明后隨卷裝訂。

                (四)案卷裝訂應當牢固、整齊。

                第十條  聲像材料按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995)要求整理;行政區(qū)域界線管理過程中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008)要求整理。

                第十一條  案卷內(nèi)日常管界文件材料排序應當符合以下要求:

                (一)行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、界樁及其他標志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動案卷的文件材料按照形成時間先后排序;

                (二)行政區(qū)域界線變更及勘定案卷設(shè)立分冊,其中行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖、工作用圖分冊的文件材料按照圖幅編號排序,界樁成果表、界樁登記表、界樁照片分冊的文件材料按照界樁號排序,其他分冊的文件材料按照形成時間先后排序。

                第十二條  行政區(qū)域界線檔案案卷按照行政區(qū)劃管理層級——行政區(qū)域界線或者交會點代號順序排列,同一條行政區(qū)域界線或者同一個交會點的所有案卷按照形成的時間順序排列,全面勘界案卷在前,日常管界案卷接續(xù)在后。

                行政區(qū)域界線檔案案卷按照案卷排列順序編寫案卷號。

                第十三條  縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構(gòu)應當編制案卷目錄。案卷目錄式樣見附件三。

                第十四條  行政區(qū)域界線檔案的保管期限為永久。

                第十五條  行政區(qū)域界線檔案實行多套異地保存。保存單位見附件四。

                第十六條  行政區(qū)域界線檔案庫房應當按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25-2000)建設(shè),具備防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防盜竊、防泄密等保管條件,配備必要的保管設(shè)備和防護設(shè)施。行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖和工作用圖應當配備專門的圖柜(盒)保管。

                第十七條  縣級以上各級人民政府民政部門檔案機構(gòu)應當做好行政區(qū)域界線檔案的數(shù)字化工作。

                第十八條  縣級以上各級人民政府民政部門形成的行政區(qū)域界線檔案應當按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

                第十九條  行政區(qū)域界線檔案的利用應當符合下列要求:

                (一)檔案形成、移交單位以及上級業(yè)務(wù)主管單位可以利用行政區(qū)域界線檔案;

                (二)各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)因公務(wù)需要可以查閱行政區(qū)域界線檔案;

                (三)其他單位和個人可以查閱行政區(qū)域界線檔案中除過程性文件材料之外的其他文件材料。

                行政區(qū)域界線檔案原件一般不得向第(一)項以外的單位和個人提供。

                行政區(qū)域界線檔案僅限于當場查閱、復制或者摘錄。

                行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的利用參照《省級行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用管理暫行辦法》(民勘辦發(fā)〔2003〕22號)執(zhí)行。

                第二十條  縣級以上各級人民政府民政部門應當建立行政區(qū)域界線檔案管理利用制度。有關(guān)單位和個人利用檔案應當提出申請,說明理由,并經(jīng)民政部門行政區(qū)域界線管理機構(gòu)同意。

                第二十一條  利用屬于國家秘密的行政區(qū)域界線檔案應當按照國家相關(guān)保密法律法規(guī)進行審批。

                第二十二條  行政區(qū)域界線檔案復印件需加蓋縣級以上人民政府民政部門檔案機構(gòu)印章方為有效。有關(guān)單位和個人未經(jīng)縣級以上人民政府民政部門同意,不得公開檔案內(nèi)容。

                第二十三條  鄉(xiāng)(鎮(zhèn))級行政區(qū)域界線檔案的管理參照本辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

                第二十四條  本辦法自公布之日起實施。

                《勘界檔案管理暫行規(guī)定》(國勘辦發(fā)〔1997〕12號)同時廢止。

                附件一:

                行政區(qū)域界線文件材料歸檔范圍

                一、全面勘界文件材料歸檔范圍

                1.毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定的行政區(qū)域界線協(xié)議書及其報批請示、上級批復。

                附件:協(xié)議書附圖(包括復印簽字圖)、界樁成果表

                2.毗鄰行政區(qū)勘界工作領(lǐng)導小組辦公室關(guān)于起草《毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定的行政區(qū)域界線協(xié)議書》的說明、聯(lián)合勘界工作總結(jié)。

                3.行政區(qū)域界線交會點協(xié)議、紀要、附圖及測繪成果等文件材料。

                4.勘界測繪成果材料:觀測手簿、計算手簿、計算成果、行政區(qū)域界線調(diào)繪資料、航片等。

                5.勘界測繪技術(shù)設(shè)計書、勘界測繪技術(shù)工作總結(jié)。

                6.工作用圖。

                7.界樁登記表。

                8.界樁照片。

                9.行政區(qū)域界線詳圖集及樣圖。

                10.雙方上一級人民政府或勘界工作領(lǐng)導小組及其辦公室、雙方勘界工作領(lǐng)導小組及其辦公室共同指定的依據(jù)材料或地形圖。

                11.聯(lián)合勘界實施方案及其請示、上級批復。

                12.雙方(含上級)實地調(diào)查共同形成的調(diào)查報告、處理意見等文件材料。

                13.雙方各級勘界協(xié)商會議形成的協(xié)議、紀要、附圖等文件材料。

                14.有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對跨越行政區(qū)域界線的自然資源權(quán)屬處理意見。

                15.雙方上一級人民政府或勘界工作領(lǐng)導小組的裁決及勘界工作領(lǐng)導小組辦公室的協(xié)調(diào)處理意見。

                16.毗鄰方在行政區(qū)域界線勘定過程中形成的來往文書材料。

                17.行政區(qū)域界線聯(lián)檢記錄、紀要及處理意見。

                18.其他應當歸檔的文件材料。

                、日常管界文件材料歸檔范圍

                (一)行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查文件材料

                1.毗鄰行政區(qū)人民政府行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查報告,各級人民政府民政部門起草聯(lián)檢報告的有關(guān)文件材料。

                2.聯(lián)檢實施方案及上報(下發(fā))方案有關(guān)文件材料。

                3.聯(lián)檢過程中形成的會議紀要、協(xié)議等文件材料。

                4.聯(lián)檢過程中形成的聯(lián)檢記錄表、行政區(qū)域界線及行政區(qū)域界線標志物檢查及修測記錄、界樁成果表、界樁登記表、界樁照片。

                5.其他應當歸檔的文件材料。

                (二)行政區(qū)域界線變更及勘定文件材料

                1.上級人民政府批準變更行政區(qū)域界線的文件材料。

                2.毗鄰行政區(qū)人民政府聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線的協(xié)議書及其上報備案的報告。

                附件:協(xié)議書附圖(包括復印簽字圖)、界樁成果表

                3.毗鄰行政區(qū)人民政府民政部門關(guān)于起草聯(lián)合勘定行政區(qū)域界線協(xié)議書的說明、工作總結(jié)。

                4.行政區(qū)域界線交會點協(xié)議、紀要、附圖及測繪成果等文件材料。

                5.測繪成果有關(guān)文件材料。

                6.測繪技術(shù)設(shè)計書、勘界測繪技術(shù)工作總結(jié)。

                7.工作用圖。

                8.界樁登記表。

                9.界樁照片。

                10.聯(lián)合勘界的實施方案等有關(guān)文件材料。

                11.毗鄰方(含上級)實地調(diào)查共同形成的調(diào)查報告、處理意見等文件材料。

                12.毗鄰方各級協(xié)商會議形成的協(xié)議、紀要、附圖等文件材料。

                13.有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對跨越行政區(qū)域界線的自然資源權(quán)屬處理意見。

                14.毗鄰方上一級人民政府的裁決及其民政部門的協(xié)調(diào)處理意見。

                15.毗鄰方在行政區(qū)域界線勘定過程中形成的來往文書材料。

                16.其他應當歸檔的文件材料。

                (三)界樁及其他標志物變化文件材料

                1.毗鄰方人民政府或者民政部門形成的有關(guān)界樁分工管理的文件材料。

                2.記錄損壞界樁修復情況的文件材料。

                3.毗鄰方人民政府有關(guān)因建設(shè)、開發(fā)等原因需要移動或者增設(shè)界樁的協(xié)議書及其上報備案的文件材料。

                4.界樁移動或者增設(shè)后的界樁成果表、界樁登記表、界樁照片等有關(guān)測繪文件材料。

                5.行政區(qū)域界線其他標志物變化后的修測文件材料。

                6.處罰違反界樁及其他標志物管理規(guī)定行為的文件材料。

                7.其他應當歸檔的文件材料。

                (四)行政區(qū)域界線糾紛處理文件材料

                1.上級人民政府或民政部門處理糾紛的決定、批示、協(xié)調(diào)意見等文件材料。

                2.毗鄰方人民政府或者民政部門簽訂的處理糾紛的協(xié)議、紀要以及附圖、測繪成果等文件材料。

                3.處理糾紛的往來文件材料,協(xié)調(diào)會議有關(guān)文件材料。

                4.其他應當歸檔的文件材料。

                (五)其他行政區(qū)域界線日常管理活動材料

                1.上級人民政府或者主管部門作出的與具體行政區(qū)域界線有關(guān)的決定、意見等文件材料。

                2.毗鄰方簽訂的與行政區(qū)域界線有關(guān)的協(xié)議、紀要以及聯(lián)合上報(下發(fā))的文件材料。

                3.毗鄰方聯(lián)合創(chuàng)建行政區(qū)域界線管理制度的文件材料。

                4.行政區(qū)域界線詳圖集及編制過程中形成的有關(guān)文件材料。

                5.毗鄰的各有關(guān)人民政府同意生產(chǎn)、建設(shè)用地需要橫跨行政區(qū)域界線的文件材料,生產(chǎn)、建設(shè)用地的審批和備案文件材料。

                6.有關(guān)資源主管部門處理邊界資源糾紛的決定、意見等文、圖材料。

                7.處理違反《行政區(qū)域界線管理條例》行為的文件材料。

                8.其他應當歸檔的文件材料。

                附件二:

                案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表式樣

                一、案卷封面式樣

                (一)案卷封面式樣(文件)

                 

                (全宗名稱)

                (立卷單位)

                (行政區(qū)域界線(交會點)名稱及編號)

                (案卷題名)

                自年月至年月

                保管期限

                永久

                本卷共 件頁

                密級



                說明:

                1.全宗名稱:填寫檔案保管單位的全稱,由檔案保管單位填寫。

                2.立卷單位:填寫立卷單位的全稱,由立卷單位填寫;單獨立卷的填寫單獨的單位名稱,聯(lián)合立卷的填寫所有單位名稱。

                3.案卷題名:填寫能反映本案卷主要內(nèi)容的標題,由立卷單位填寫。

                4. 全宗號、目錄號、案卷號:由檔案保管單位填寫,其中,全宗號是全宗名稱對應的代碼,由檔案行政管理部門確定;目錄號對應每一條行政區(qū)域界線(每個交會點),同一全宗號下的目錄號不得重復;案卷號是案卷排列的順序號,每條行政區(qū)域界線(每個交會點)從第1份勘界檔案開始分別從1開始編號。

                5.其他內(nèi)容:由立卷單位填寫。

                (二)案卷封面式樣(圖紙)

                全宗號

                目錄號

                案卷號




                行政區(qū)域界線編號:密級:

                行政區(qū)域界線名稱:保管期限:永久

                (全宗名稱)

                (案卷題名)

                (比例尺)

                (立卷單位)

                (立卷時間) 

                全宗號

                目錄號

                案卷號




                說明:填寫方法同案卷封面式樣(文件)。


                二、卷內(nèi)文件目錄式樣


                卷內(nèi)文件目錄

                順序號

                文號

                責任者

                題名

                日 期

                頁號

                備注

























































                說明:卷內(nèi)文件是圖紙的,卷內(nèi)文件目錄用接圖表代替。


                三、備考表式樣

                備考表

                本卷情況說明:

                立卷人:

                 檢查人:

                立卷時間:

                說明:備考表由立卷單位逐項填寫。檔案保管單位填寫需要說明的其他事項,應當注明時間并簽字。


                附件三:

                案卷目錄封面、正文式樣

                一、案卷目錄封面式樣

                行政區(qū)域界線檔案案卷目錄

                全宗名稱:

                全宗號:

                行政區(qū)域界線(交會點)名稱及編號:

                目錄號:

                保管期限:

                編制機關(guān):

                編制日期:

                二、案卷目錄正文式樣

                 案卷目錄

                案卷號

                案卷題名

                年度

                期限

                密級

                頁數(shù)

                備注












































                附件四:

                行政區(qū)域界線檔案多套異地保存

                一、全面勘界檔案

                省級行政區(qū)域界線:國務(wù)院民政部門檔案機構(gòu)保存原件(或印刷件),省級人民政府民政部門檔案機構(gòu)保存復印件(或印刷件)(其中協(xié)議書附圖為復印簽字圖)。

                縣級行政區(qū)域界線:國務(wù)院民政部門檔案機構(gòu)保存第1、3項的復印件(或印刷件),省級人民政府民政部門檔案機構(gòu)保存原件(或印刷件)。

                二、日常管界檔案

                (一)行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查檔案、界樁及其他標志物變化檔案、行政區(qū)域界線糾紛處理檔案、其他行政區(qū)域界線日常管理活動檔案:

                省級行政區(qū)域界線:國務(wù)院民政部門檔案機構(gòu)保存毗鄰方形成的一致性文件材料的印刷件(或復印件),省級人民政府民政部門檔案機構(gòu)保存原件。

                縣級行政區(qū)域界線:由省級人民政府民政部門自行確定。

                (二)行政區(qū)域界線變更及勘定檔案:

                省級行政區(qū)域界線:國務(wù)院民政部門檔案機構(gòu)保存原件(或印刷件),省級人民政府民政部門檔案機構(gòu)保存復印件(或印刷件)(其中協(xié)議書附圖為復印簽字圖)。

                縣級行政區(qū)域界線:國務(wù)院民政部門檔案機構(gòu)保存第1、2、4項的復印件(或印刷件),省級人民政府民政部門檔案機構(gòu)保存原件(或印刷件)。


                關(guān)于印發(fā)《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的通知.doc

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